Kai baigėsi vienas iš mūsų įmonės susirinkimų vėl kilo mintis, kad jis užtruko per ilgai ir vistiek ne visi klausimai buvo aptarti ar išspręsti. Tikiu, kad daugelis įmonių vadovų pagalvoja tą patį tik pasibaigus eiliniam susirinkimui.
Al Pittampalli knyga "Read this before our next meeting" buvo tikras atradimas mąstant, kaip išspręsti neefektyvių susirinkimų problemą. Autorius savo nedidelėje knygoje, (kurią lengvai perskaitysite per porą valandų), paprastai paaiškina, kodėl dauguma susirinkimų yra neefektyvūs ir pateikia efektyvių susirinkimų principus.
Glaustai apie kiekvieną jų:
- Įmonės vadovas pagrindinius sprendimus turi priimti prieš susirinkimą. Susirinkimo metu galima diskutuoti dėl priimto sprendimų ir, jei būtina, jį pakoreguoti.
- Susirinkimo tikslas yra nustatyti sprendimo įgyvendinimo veiksmų planą ir paskirti atsakingus darbuotojus.
- Susirikimą visada pradėkite sutartu laiku, kiekvienam suplanuotam klausimui skirkite tiek laiko, kiek planuota. Visada turėkite laikrodį prieš akis. Susirinkimą užbaikite laiku.
- Į susirikimą kvieskite tik tiesiogiai su nagrinėjamais klausimais susijusius darbuotojus.
- Susirinkime leiskite dalyvauti tik pasiruošusiems dalyviams, susirinkimo planą ir susijusią informaciją išsiųskite kiekvienam dalyviui prieš susirinkimą.
- Jei norite tik pasidalinti informacija - susirikimo nekvieskite, užteks šią informaciją išsiųsti elektroniniu paštu.
- Susirinkime išklausykite įvairias nuomones, skatinkite naujas idėjas ir diskusijas.
Jei jūsų įmonėje yra dažni susirinkimai, būtinai perkaitykite šią knygą, pritaikykite joje siūlomus sprendimus ir dirbkite daug efektyviau.