Biudžetavimo procesas iš esmės turėtų būti bendras visų įmonės atsakingų darbuotojų ar skyrių vadovų darbas, kuris atspindi įmonės veiklos ir siekiamų rezultatų planą.
Tačiau praktikoje žmogiškasis faktorius daro ir neigiamą įtaką visam biudžeto sudarymo procesui. Todėl dažnai biudžeto sudarymas yra įmonės vadovų tarpusavio konfliktų šaltinis, o ne koordinuoto plano ruošimo procesas. Kiekvienas vadovas stengiasi siūlyti jam palankiausią biudžeto variantą, neatsižvelgdamas į visos įmonės interesus.
Šie vadovų veiksmai gali pakenkti bendrai įmonės veiklai, todėl svarbu suprasti, kas įtakoja tokį darbuotojų elgesį.
Nesupratimas ir išlaidų mažinimo baimė
Biudžeto sudarymas dažnai yra siejamas su galimybe peržiūrėti įmonės išlaidas ir rasti jų mažinimo būdus, pavyzdžiui atleisti kai kuriuos darbuotojus. Atsakingi darbuotojai jaučia spaudimą iš savo vadovų, o tai lemia jų priešišką nusiteikimą viso biudžetavimo proceso metu. Toks elgesys dažnai pastebimas net ir tuo atveju, jei įmonės vadovo strategija nėra paremta išlaidų mažinimu.
Priešiškumas ambicingiems vadovo tikslams
Jei įmonės vadovas iškelia ambicingus ar sunkiai pasiekiamus tikslus, pavaldiniai dažnai priešinasi tokiems planams. Todėl įmonės vadovas turi tinkamai pristatyti ir paaiškinti iškeltus tikslus, aptarti juos su atsakingais darbuotojais ir, jei būtina, koreguoti.
Atskirų įmonės veiklos sričių optimizavimo grėsmė
Planuojant biudžetą kyla grėsmė, jog optimizuojant vieno padalinio darbą bus padaryta žala visai įmonei. Pavyzdžiui, gamybos vadovas yra suinteresuotas, kad gamybiniai pajėgumai būtų pilnai išnaudoti. Tačiau gaminant pilnu pajėgumu, bet esant mažesnei gaminių paklausai, įmonėje ims kauptis atsargos, kas įtakos apyvartinių lėšų mažėjimą ir blogins įmonės rezultatus.
Tikslų neatitikimas
Dažniausiai priešiškumas sudarant biudžetą kyla dėl vienos paprastos priežasties – įmonės tikslai ir įmonės darbuotojų tikslai neatitinka. Darbuotojai nėra suinteresuoti siekti įmonės tikslų, jei šie nedaro įtakos jų asmeniniams tikslams įmonėje.
Tokiu atveju yra siūloma kiek įmanoma labiau susieti darbuotojų ir įmonės tikslus, darbuotojams leidžiant labiau įsitraukti į įmonės valdymą, suteikiant didesnes atsakomybės ribas ir mokant su bendrais įmonės ir asmeniniais rezultatais susietas premijas.
Lengvai įvykdomas biudžetas
Darbuotojai, kurie rengia biudžetus, gali tyčia padidinti planuojamas išlaidas tam, kad galėtų lengviau kontroliuoti savo sąnaudas. Taip pat jie tyčia gali sumažinti planuojamas pajamas, kad lengviau galėtų pasiekti iškeltus tikslus. Kai darbuotojo atlyginimas priklauso nuo pasiektų rezultatų, toks manipuliavimas sudarant biudžetą pastebimas gana dažnai.
Biudžetas – derybų objektas
Biudžetas turėtų būti įmonės trumpalaikis planas, kuris tiesiogiai siejasi su ilgalaikiais tikslais ir strategija. Tačiau labai dažnai galutinį biudžetą įtakoja skirtingų įmonės vadovų tarpusavio kompromisai ir sandėriai. Panašiai, kaip priimant valstybės metinį biudžetą, ministrai leidžiasi į diskusijas ir svarstymus apie tai, kur geriau būtų išleisti valstybės turimus pinigus. Tokie kompromisai ir sandėriai gal ir naudingi kažkuriems įmonės vadovams, nebūtinai yra priimtini visos įmonės lygiu.
Darbuotojų dalyvavimas biudžeto sudarymo procese
Jei manote, jog jūsų darbuotojų motyvaciją tiesiogiai įtakoja jam suteiktos didesnės atsakomybės ribos ir galimybė priimti sprendimus, įtraukite juos į biudžeto planavimo procesą. Darbuotojų dalyvavimas sudarant biudžetą turi keletą svarbių privalumų:
· Didina motyvaciją pasiekti biudžetą, nes darbuotojas dalyvavo nustatant ir tvirtinant tikslus;
· Geresnis bendrų įmonės tikslų komunikavimas ir supratimas;
· Jaunų vadovų įtraukimas į biudžetavimo procesą, suteikia galimybę gauti įmonių finansų valdymo patirties;
· Tikslesnis biudžeto sudarymas, nes atskirų sričių vadovai turi daugiau detalios ir svarbios specifinės informacijos, naudingos sudarant ateities planus.
Tačiau yra ir keletas svarbių trūkumų:
· Mažiau patyrusiems vadovams gali būti sunku suvokti bendrus įmonės tikslus ir juos susieti su atskirų padalinių ar veiklos sričių tikslais;
· Kokybišką planavimą įtakoja finansinio planavimo žinios, gebėjimai ir patirtis, kurių gali trūkti darbuotojams dalyvaujantiems šiame procese.
· Vyresnieji vadovai gali atsainiai žiūrėti į jaunų vadovų pasiūlymus ir dalyvavimą planavimo procese. Derybos ir bendras planavimas turi būti efektyvus.
· Nors darbuotojų įtraukimas į planavimą yra teigiamas žingsnis, tačiau jis turi būti sumaniai koordinuojamas ir prižiūrimas. Visgi aukščiausi vadovai turi priimti galutinius sprendimus.
Biudžetai, priimti nedalyvaujant įmonės darbuotojams, dar yra dažnas reiškinys įmonių veikloje. Juos lengviau priimti atsižvelgiant į akcininkų interesus, padalinių vadovai nėra atitraukiami nuo savo pagrindinės veiklos, taigi ir planavimo procesas užtrunka trumpiau ir jį yra paprasčiau koordinuoti.
Bet visgi, be kitų darbuotojų dalyvavimo yra tikimybė, jog planuojant nebus atsižvelgta į svarbią informaciją, kurią turi įmonės darbuotojai. Be to, vadovybės nustatyti tikslai gali būti nesuprantami įmonės darbuotojams ir taip įtakoti jų menką motyvaciją.